Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise et l'application du taylorisme et du fordisme au travail intellectuel. Partie 3. - CES Consulting. - CES Consulting.

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Les systèmes de gestion de contenu d'entreprise et l'application du taylorisme et du fordisme au travail intellectuel. Partie 3.

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Présentation du système de gestion de contenu d'entreprise

Le terme «système de gestion de contenu» décrit un nombre varié d'applications utilisées par les particuliers et les institutions pour gérer les informations et les documents. Au niveau institutionnel, ces systèmes intègrent une grande variété de modules logiciels qui facilitent la gestion, le stockage, la capture, la conservation et la diffusion d'informations, et se différencient souvent des systèmes de gestion de contenu personnel en étant appelés systèmes de « gestion de contenu d'entreprise » ( AIIM, 2008b). Au maximum, les systèmes ECM intègrent une large gamme de logiciels, y compris la gestion des documents et des enregistrements, la gestion des e-mails et des portails Web, la gestion des fichiers vidéo et audio (appelée « Digital Asset Management »), les logiciels d'indexation, de classification et de récupération, les technologies de collaboration, fonctionnalité de sécurité, y compris un logiciel de gestion des droits numériques et d'information et un logiciel de gestion des processus métier (BPM). Les différents modules d'un système ECM sont unifiés via un référentiel central et institutionnel dans lequel tout le contenu est stocké. Bien que différentes organisations puissent n'utiliser que certains des modules d'un système ECM, le principal avantage est qu'il permet la coordination (et le contrôle) non seulement du contenu structuré (les versions finales des documents qui relèvent historiquement de la gestion des documents), mais aussi tout contenu non structuré (brouillons de documents, e-mails et autres supports connexes) (Blair, 2004 : 65). Simplement, les systèmes ECM coordonnent toutes les étapes de la production de documents et capturent et conservent tout le contenu produit au cours du processus. Les différents modules d'un système ECM sont unifiés via un référentiel central et institutionnel dans lequel tout le contenu est stocké. Bien que différentes organisations puissent n'utiliser que certains des modules d'un système ECM, le principal avantage est qu'il permet la coordination (et le contrôle) non seulement du contenu structuré (les versions finales des documents qui relèvent historiquement de la gestion des documents), mais aussi tout contenu non structuré (brouillons de documents, e-mails et autres supports connexes) (Blair, 2004 : 65). Simplement, les systèmes ECM coordonnent toutes les étapes de la production de documents et capturent et conservent tout le contenu produit au cours du processus. Les différents modules d'un système

ECM sont unifiés via un référentiel central et institutionnel dans lequel tout le contenu est stocké. Bien que différentes organisations puissent n'utiliser que certains des modules d'un système ECM, le principal avantage est qu'il permet la coordination (et le contrôle) non seulement du contenu structuré (les versions finales des documents qui relèvent historiquement de la gestion des documents), mais aussi tout contenu non structuré (brouillons de documents, e-mails et autres supports connexes) (Blair, 2004 : 65). Simplement, les systèmes ECM coordonnent toutes les étapes de la production de documents et capturent et conservent tout le contenu produit au cours du processus.

Bien que différentes organisations puissent n'utiliser que certains des modules d'un système ECM, le principal avantage est qu'il permet la coordination (et le contrôle) non seulement du contenu structuré (les versions finales des documents qui relèvent historiquement de la gestion des documents), mais aussi tout contenu non structuré (brouillons de documents, e-mails et autres supports connexes) (Blair, 2004 : 65). Simplement, les systèmes ECM coordonnent toutes les étapes de la production de documents et capturent et conservent tout le contenu produit au cours du processus. Bien que différentes organisations puissent n'utiliser que certains des modules d'un système ECM, le principal avantage est qu'il permet la coordination (et le contrôle) non seulement du contenu structuré (les versions finales des documents qui relèvent historiquement de la gestion des documents), mais aussi tout contenu non structuré (brouillons de documents, e-mails et autres supports connexes) (Blair, 2004 : 65).

Simplement, les systèmes ECM coordonnent toutes les étapes de la production de documents et capturent et conservent tout le contenu produit au cours du processus. 65). Simplement, les systèmes ECM coordonnent toutes les étapes de la production de documents et capturent et conservent tout le contenu produit au cours du processus. 65). Simplement, les systèmes ECM coordonnent toutes les étapes de la production de documents et capturent et conservent tout le contenu produit au cours du processus.

Les systèmes ECM se différencient des autres systèmes d'information d'entreprise tels que CRM et ERP par leur focalisation unique sur le contenu non structuré. Les estimations suggèrent qu'environ 80 % des informations au sein des grandes entreprises ne sont pas structurées (Shegda et Gilbert, 2009 : 4) et que les employés de bureau passent 40 % de leur temps de travail à gérer et à réutiliser le contenu non structuré (Oracle, 2007b : 3). De plus, le temps passé à rechercher ces informations diminue la productivité (Laugero et Globe, 2002 : 51). Alors que les employés de bureau produisent du contenu dans un éventail de formats de plus en plus diversifié, les entreprises cherchent à gérer stratégiquement ces informations pour augmenter la productivité et les bénéfices.

Deux impulsions majeures sont à l'origine de l'adoption croissante des systèmes ECM par les organisations. La gestion de contenu permet une gestion plus efficace des informations au sein d'une organisation lorsque les employés produisent et utilisent de grands volumes de documents électroniques. Les systèmes ECM visent à faciliter la recherche et la récupération d'informations pour les employés, tout en garantissant que les informations sont correctement classées et stockées dans le référentiel central. Tout aussi importante est la nécessité pour les grandes institutions de gérer leurs informations en toute sécurité et conformément aux réglementations légales sur la gestion des documents. Comme la quantité d'informations électroniques a considérablement augmenté au cours des 15 dernières années, la quantité de législation sur la conformité a également augmenté.

Il s'agit notamment de la loi Sarbanes-Oxley, de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act),

Malgré la complexité de la mise en œuvre et les coûts impliqués, le marché mondial de l'ECM a considérablement augmenté au cours de la dernière décennie, générant des revenus estimés à 2,7 milliards de dollars (USD) en 2007, et la consolidation de l'industrie a abouti à la domination du marché par quelques grands ECM. fournisseurs (EMC, IBM, Oracle, Microsoft et Open Text) (Bell et al., 2009). Les nombreux avantages offerts par les systèmes ECM aux employeurs suggèrent que ces systèmes deviendront de plus en plus populaires pour les grandes organisations, et cela se reflète dans les attentes continues de croissance dans le secteur ECM (Natividad, 2007). Les avantages offerts par les systèmes ECM et les charges croissantes de la conformité réglementaire ont conduit de nombreuses entreprises et organisations gouvernementales à adopter de tels systèmes. De grandes entreprises comme AT&T, Boeing et Con Edison ont mis en place des systèmes de gestion de contenu (IBM 2009 : 4, 11, 14).

Les fournisseurs d'ECM et d'autres partisans de tels systèmes n'hésitent pas à mettre en évidence des cas réussis où le retour sur investissement (ROI) dans ces systèmes coûteux peut être obtenu grâce à des réductions de personnel. Wells Fargo, Standard Bank of South Africa, Equitable Life Insurance Company, le bureau du greffier du comté de Miami-Dade et le ministère du Revenu du New Jersey ont tous mis en œuvre des systèmes ECM qui ont entraîné des réductions de personnel (IBM, 2009 : 6-7 ; Christian, 2004 : S5 ; Joelson, 2010). IBM suggère que les systèmes ECM sont particulièrement bien adaptés à toute industrie qui traite de gros volumes d'informations, fait face à des défis réglementaires, intègre des processus de travail complexes ou est centrée sur le contenu, et note spécifiquement que cela inclut les communications, les services financiers,

Bien que les systèmes ECM offrent des avantages évidents aux employeurs, ils ont également le potentiel d'être très utiles pour les employés. Un aspect important de la gestion de contenu est le logiciel de collaboration, et l'AIIM souligne que le travail collaboratif peut accroître la motivation, la participation, la réflexion et l'engagement des travailleurs (AIIM, 2008a). Les technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de reconnaissance intelligente de caractères (ICR) peuvent être exploitées pour réduire la quantité de données que les travailleurs doivent saisir manuellement (AIIM, 2008a). Des capacités d'indexation et de recherche améliorées peuvent permettre aux travailleurs de récupérer des documents plus efficacement et avec moins de frustration (AIIM, 2008c).

Enfin, certains systèmes ECM permettent aux employés de personnaliser les types et les sujets d'informations qu'ils reçoivent (AIIM, 2008b). Cependant, Parallèlement aux avantages potentiels pour les employés, il y a les pouvoirs de contrôle omniprésents qui reviennent à la direction. Foster, Banthorpe et Gepp notent même qu'« en automatisant le processus là où c'est possible, des économies de coûts sont réalisées grâce à la réduction et à la déqualification de la main-d'œuvre » (1998 : 350). D'autres présentent la déqualification sous un jour plus positif en arguant qu'elle est bénéfique pour les travailleurs car elle supprime la pénibilité de nombreuses tâches (Brunwin, 1994 : 29 ; Jobshout, 2009). Compte tenu des expériences de BPR et de réduction des effectifs dans les années 1990 et du fait que même les partisans des systèmes ECM reconnaissent (et dans certains cas soutiennent) la déqualification, il est nécessaire d'examiner de manière critique les systèmes de gestion de contenu d'entreprise et leur potentiel de déqualification. Banthorpe et Gepp notent même qu'« en automatisant le processus là où c'est possible, des économies de coûts sont réalisées grâce à la réduction et à la déqualification de la main-d'œuvre » (1998 : 350). D'autres présentent la déqualification sous un jour plus positif en arguant qu'elle est bénéfique pour les travailleurs car elle supprime la pénibilité de nombreuses tâches (Brunwin, 1994 : 29 ; Jobshout, 2009). Compte tenu des expériences de BPR et de réduction des effectifs dans les années 1990 et du fait que même les partisans des systèmes ECM reconnaissent (et dans certains cas soutiennent) la déqualification, il est nécessaire d'examiner de manière critique les systèmes de gestion de contenu d'entreprise et leur potentiel de déqualification. Banthorpe et Gepp notent même qu'« en automatisant le processus là où c'est possible, des économies de coûts sont réalisées grâce à la réduction et à la déqualification de la main-d'œuvre » (1998 : 350). D'autres présentent la déqualification sous un jour plus positif en arguant qu'elle est bénéfique pour les travailleurs car elle supprime la pénibilité de nombreuses tâches (Brunwin, 1994 : 29 ; Jobshout, 2009).

Compte tenu des expériences de BPR et de réduction des effectifs dans les années 1990 et du fait que même les partisans des systèmes ECM reconnaissent (et dans certains cas soutiennent) la déqualification, il est nécessaire d'examiner de manière critique les systèmes de gestion de contenu d'entreprise et leur potentiel de déqualification. 1994 : 29 ; Jobshout, 2009). Compte tenu des expériences de BPR et des réductions de personnel dans les années 1990 et du fait que même les partisans des systèmes ECM reconnaissent (et dans certains cas soutiennent) la déqualification, il est nécessaire d'examiner de manière critique les systèmes de gestion de contenu d'entreprise et leur potentiel de déqualification. 1994 : 29 ; Jobshout, 2009).

Compte tenu des expériences de BPR et des réductions de personnel dans les années 1990 et du fait que même les partisans des systèmes ECM reconnaissent (et dans certains cas soutiennent) la déqualification, il est nécessaire d'examiner de manière critique les systèmes de gestion de contenu d'entreprise et leur potentiel de déqualification.

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