Quels outils numériques vous accompagnent pour organiser et contrôler votre équipe de travail à distance
Tout à coup, tout est censé fonctionner – surtout aussi le bureau à domicile . Les équipes doivent travailler « à distance » à l'aide d'outils numériques. Les bureaux sont vides, les autoroutes sont dégagées. En plus de savoir si l'infrastructure de l'organisation est même conçue pour permettre à autant de personnes de travailler à domicile, les équipes sont confrontées au défi de devoir s'organiser et se gérer. L'un des aspects consiste à décider quels outils peuvent être utilisés maintenant pour revenir en mode productif le plus rapidement possible. Une chose à l'avance : la question de l'outil n'est bien sûr pas le seul facteur qui détermine si la collaboration est réussie. Mais cela contribue à l'orientation et au soutien des employés.
Cet article vise à rassembler quelques outils indispensables. Il ne s'agit pas de l'exhaustivité ou d'un examen déterminé des avantages et des inconvénients d'outils individuels, mais plutôt de fournir quelques idées.
La prudence crée de la vitesse – donnant un aperçu
Même si la question des bons outils est urgente, il faut prendre le temps de répondre aux questions fondamentales sur l'écosystème à créer ad hoc :
- De quoi avons-nous besoin en tant qu'équipe pour travailler ensemble et nous contrôler ?
- De quoi avons-nous besoin pour nous coordonner, échanger et nous synchroniser de manière ciblée ?
- De quels outils chacun de nous a-t-il besoin pour faire son travail quotidien ? Lesquels sont pertinents pour l'équipe, lesquels sont des extensions pour les membres individuels de l'équipe ?
L'accent doit être mis sur les fonctionnalités de base plutôt que sur les possibilités potentiellement disponibles. Vous souhaitez probablement être opérationnel rapidement et votre équipe n'a peut-être pas le temps d'apprendre les fonctionnalités de base des nouveaux outils.
La première étape devrait donc être de rassembler les exigences. N'oubliez pas d'impliquer vos employés. Cela vous donnera un aperçu et vous pourrez développer une idée de ce à quoi pourrait ressembler votre nouvel écosystème d'outils. Osez prioriser !
Quel devrait être l'outil numérique principal ?
Supposons que vous ne pouvez pas mapper toutes les exigences dans un seul outil. Il peut donc être utile d'identifier un outil principal qui est complété par d'autres. L'outil principal est alors le point de départ lorsque de nouveaux outils doivent être intégrés et doit être positionné comme le canal central, par exemple, par lequel les annonces importantes sont faites. Cela crée une orientation.
Critères possibles pour l'outil principal :
- Faut-il privilégier le contrôle des tâches et leur transparence ?
- Ou est-ce la simple communication rapide?
- Ou est-ce l'organisation de projets ?
- L'accent est-il mis sur les équipes ou les projets ?
- Quelle est la pertinence de travailler conjointement et simultanément sur des documents ?
De mon point de vue, les outils suivants conviennent comme outils principaux :
Asana
Asana est essentiellement un outil de gestion de projet. Cependant, cela va bien au-delà des outils typiques car cela aide les équipes à atteindre la transparence : qui fait quoi et quand pour atteindre les objectifs. Mais il peut également être utilisé pour la planification stratégique (par exemple via un modèle d'OKR disponible) et sa mise en œuvre. A travers certaines fonctions de communication, Asana permet ainsi l'échange entre les participants au projet. Asana est structurée autour de l'organisation et des équipes, ce qui offre certains avantages aux organisations hiérarchiques.
Si vous souhaitez avoir un aperçu des fonctions : https://asana.com/de/features
Logiciel Jira/Confluence
La combinaison de Jira Software et Confluence est la combinaison d'outils de collaboration et de gestion de projet. Avec une variété de modèles (par exemple pour les OKR, la documentation des décisions et les rétrospectives), vous pouvez démarrer relativement rapidement. Surtout la transparence et la possibilité de travailler ensemble sur des documents permettent de travailler efficacement. La communication directe entre les employés (chat, e-mail, appel vidéo ou similaire) n'est pas au centre des préoccupations ici.
Équipes Microsoft
Microsoft Teams déplace un focus différent au centre de l'attention. Le travail d'équipe s'organise autour des possibilités de communication : chat, visioconférence et collaboration virtuelle. Surtout ceux qui travaillent beaucoup avec Word, Excel et PowerPoint trouveront un bon moyen de réaliser cela ensemble en temps réel. Cependant, cela signifie que l'accent est moins mis sur l'organisation et la gestion des équipes. D'une part, il existe certaines applications (par exemple Planner) dans le monde Office 365 ou l'on utilise l'intégration d'autres outils.
Avec Slack, tout tourne autour d'une communication facile en équipe. Slack offre une bonne possibilité de structurer la communication - que ce soit en équipe ou liée à un projet ou d'envoyer des messages directement aux membres de l'équipe. Avec une structure bien pensée, les employés peuvent échanger rapidement des informations et créer de la transparence dans l'équipe. En raison de la possibilité d'intégrer de nombreux outils, Slack convient certainement comme outil principal.
Maîtriser la routine de travail quotidienne – Organisation & transparence
Un défi des équipes distantes est l'organisation des tâches et leur transparence. Si vous ne travaillez pas déjà avec Jira, où des tableaux kanban ou des tableaux de sprint peuvent être créés, de nombreux autres outils peuvent être utilisés à cette fin. Deux d'entre eux sont :
Un outil simple et intuitif pour structurer les tâches qui permet une grande transparence dans l'équipe. Comme modèle ou comme source d'inspiration, plusieurs modèles peuvent fournir rapidement une orientation et des idées de structuration. De plus, certaines automatisations peuvent être réalisées.
Meistertask
Les fonctionnalités de base de Trello sont très similaires - il est donc adapté au contrôle des tâches en équipe. Meistertask offre également quelques fonctionnalités supplémentaires, par exemple l'enregistrement du temps pour les tâches est possible.
Créer quelque chose de nouveau
Quiconque s'est appuyé sur la génération d'idées ensemble tout en travaillant au bureau n'a pas à s'en passer, même lorsqu'il travaille dans une équipe distante. Le collage rapide des post-its ne peut pas être complètement remplacé.
Si vous cherchez un outil pour créer quelque chose de nouveau, Miro (anciennement Realtimeboard) est un outil flexible. Que ce soit pour le brainstorming, le développement de produits, le travail agile ou les équipes de conception. Les parcours clients peuvent être affichés aussi bien que le business model canvas ou un tableau kanban. L'avantage est que vous pouvez voir en temps réel qui change et entre quelque chose où.
Assurez une compréhension commune de la collaboration virtuelle dans votre équipe
Outre la question des outils adaptés, il est au moins aussi important que vous vous trouviez en équipe. Prenez le temps de vous organiser, d'élaborer des règles du jeu et de les remettre en question régulièrement :
- Quel outil sert à quoi ? Quelles fonctions tous les membres de l'équipe doivent-ils connaître ?
- Où puis-je trouver des annonces importantes ? Comment m'assurer de ne pas manquer d'informations importantes ?
- Quelles sont les attentes concernant l'utilisation des canaux de communication disponibles ? Est-il acceptable d'envoyer simplement des messages via le chat ou un échange personnel par téléphone/vidéo est-il souhaité ? Comment puis-je donner mon avis à quelqu'un ?
- Y a-t-il une compréhension commune de la façon dont le travail conjoint sur les documents est effectué ? De cette façon, vous évitez d'avoir à fusionner cinq versions plus tard.
- Comment synchronisez-vous ? Une fois par jour? Plusieurs fois? Avec quel outil ?
- Comment/Que prévoyez-vous ?
- Comment facilitez-vous l'échange au-delà des sujets de travail ?
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